Porque a pauta das reuniões de Conselho é tão importante

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No decorrer das últimas duas décadas participei de inúmeras reuniões de Conselhos Consultivos nas quais os sócios atuavam como conselheiros e havia pouca participação de conselheiros externos ou independentes. A partir do momento em que os fundadores das empresas começam a estruturar Conselhos sem que haja o auxílio de uma Consultoria externa  normalmente, o que se vê é um processo conturbado e longo.   Neste contexto,  a questão da estruturação da pauta de reuniões assume muita importância, pois representa de certa forma a espinha dorsal de uma reunião e dos assuntos a serem discutidos. Dessas discussões podem resultar importantes decisões estratégicas e táticas. 

Inicialmente existe a dificuldade de se separar os temas e classificá-los em assuntos de empresa, patrimônio e família. 

É muito comum haver,  nas primeiras reuniões do Conselho,  uma grande confusão entre assuntos familiares e de gestão. É natural que isto aconteça, pois inicialmente a família estará em torno da mesa e é uma boa ocasião para discutir assuntos pertinentes estritamente à família. Mas, aos poucos, estas questões são deixadas de lado e passarão a ser discutidas em âmbito familiar. Muitas famílias, além de serem acionistas da empresa, conseguiram formar um bom patrimônio da qual o negócio familiar faz parte. As questões patrimoniais também devem constar da pauta a ser discutida pelos membros da família já que estes são sócios dos empreendimentos patrimoniais. 

Mas é importante ressaltar que as questões patrimoniais devem ser discutidas pelo Conselho somente entre membros da familia e sem a participação de terceiros. 

No momento em que conselheiros externos ou um CEO, profissional de mercado, participam do Conselho, as questões relativas ao patrimônio deveriam ser discutidas estritamente entre os sócios familiares, a não ser que exista o desejo de ter uma pessoa não sócia discutindo questões relativos ao patrimônio. 

Reuniões separadas deveriam ser organizadas para tanto dando origem ao embrião de um segundo Conselho na empresa ou seja o Conselho de Família. 

Chegamos finalmente ao rol de assuntos que deveriam efetivamente ocupar o tempo de uma reunião de Conselho, que são as questões ligadas ao desempenho da organização e seu futuro. Importante é ter em mente que assuntos estritamente operacionais não deveriam ser tratados nas reuniões de Conselho. 

O foco deve  ser dado aos assuntos táticos e estratégicos. 

É muito comum, que os conselheiros sejam levados a discussões operacionais. O presidente do Conselho, em geral acionista majoritário e principal executivo da empresa, quer aproveitar a presença de conselheiros, no caso externos ou independentes, para discutir e buscar orientações para assuntos estritamente operacionais, tirando o foco do real objetivo daquilo que deveria ser discutido. Temas que não estão na pauta  desviam a atenção de todos de seu propósito. As questões operacionais devem estar circusncritas à diretoria. 

A pessoa designada para coordenar as reuniões de Conselho, deve  estar muito atenta a estes desvios  que, além de tudo, fogem dos assuntos previamente pautados para a reunião.  

A elaboração de uma pauta de assuntos a serem discutidos também merece especial atenção. Assistimos muitas vezes a uma grande mistura de tópicos elencados para a discussão. Esta sequencia, mal elaborada, não permite uma boa dinâmica, gerando confusão e tempo perdido. A pauta deve ser elaborada respeitando-se os temas e  agrupando-os em torno de blocos, como por exemplo, assuntos financeiros, planejamento, análise de desempenho e análise conjuntural. Portanto,  o coordenador da reunião, ao elaborar a pauta, deveria cuidar para que existisse uma sequência lógica dos assuntos a serem apresentados para discussão. E é importante ressaltar que a prioridade deve ser dada às questões  mais urgentes.

No fundo as temáticas a serem debatidas deveriam ser o resultado da contribuição coletiva dos conselheiros. O papel do coordenador da reunião deveria ser a de coletar as diversas sugestões de temas a serem discutidos, submetê-las ao presidente do Conselho e formalizar a pauta a ser distribuída com a devida antecedência, o que em geral não acontece.